O solicitante encaminha o pedido ao Diretor Adjunto Técnico da AGEM, solicitando a liberação de recursos do FUNDO para uso em projeto de interesse do município/região, contendo obrigatoriamente:

• Oficio do Prefeito solicitando o recurso;
• Justificativa ou motivação para o projeto;
• Memorial Descritivo, ou Termo de Referência;
• Orçamento Estimativo e planilhas de custos;
• Cronograma físico/financeiro; e
• Projeto básico/ante projeto, quando aplicável.
• A critério da AGEM, poderá ser exigida documentação complementar ao solicitante de recursos.
• Observação importante: Toda a documentação deverá ser fornecida em arquivos eletrônicos, visto que todo o tramite do processo será feito pelo Sistema SEI, conforme determinação do Governo do Estado de São Paulo.

Autorizada a análise da solicitação pela Diretoria Executiva da AGEM, o Agente Técnico emite o Certificado de Adequação e a Ficha Técnica, que junto com a documentação de solicitação constituirá a Proposta de Aplicação, que será submetida ao FUNDO.

A Proposta de Aplicação será submetida a analise quanto ao aspecto financeiro pelo Conselho de Orientação do FUNDO. No caso de aprovação, a Proposta de Aplicação será enviada a apreciação pelo CONDESB.

A Proposta será submetida ao Conselho de Desenvolvimento da Região – CONDESB, que emitirá Deliberação especifica autorizando a utilização dos recursos do FUNDO para a Proposta, mediante publicação no D.O.E.

• Posterior à publicação no D.O.E., a AGEM providenciara a elaboração do Termo de Compromisso a ser celebrado entre o beneficiário e o FUNDO, tornando-se, junto com o Regulamento de Operação do FUNDO, parte integrante da contratação.
• A AGEM informará também ao beneficiário, toda a documentação necessária para a celebração de contrato entre o mesmo e o Banco do Brasil, agente financeiro do FUNDO. Toda esta documentação, sua regularidade e validade, é de responsabilidade exclusiva do beneficiário.
• Mediante o fornecimento da documentação completa, a AGEM encaminhará o processo ao Banco do Brasil, que providenciará a elaboração do contrato.

• A prefeitura/beneficiaria encaminhara formalmente ao Agente Técnico, as informações referentes ao processo de aquisição, ou licitatório, informando sobre os procedimentos adotados, julgamentos, homologação, adjudicação, ou publicação.
• O Agente Técnico deverá receber cópia do Contrato, Ordem de Serviço, publicação do extrato do contrato, e outras documentações pertinentes.

Exigências de Cláusulas que deverão constar do Contrato entre a Prefeitura/Beneficiaria, e a empresa responsável pela execução do Objeto:

• Assegurar e garantir ao Agente Técnico do FUNDO, através de Cláusula Contratual, inclusive junto a terceiros contratados, o amplo e irrestrito acesso à obra, independente de contrapartida de valores da prefeitura ou outros entes;
• Assegurar e garantir ao Agente Técnico do FUNDO, através de Cláusula Contratual, com a concordância com a fiscalização da AGEM, inclusive junto a terceiros contratados, obrigando-se prefeitura/beneficiaria e contratados a prestar, quando solicitado, eventuais informações requeridas, bem como qualquer documento ou registro e ou remoção de pessoal e material considerado inadequado ao empreendimento;
• Constar em Cláusula Contratual ou parágrafo a indicação de que parte, ou o todo dos recursos para a execução do contrato é oriunda do Fundo de Desenvolvimento Metropolitano da Baixada Santista – FUNDO;
• Quando, no entender da prefeitura/beneficiaria, deva haver cláusulas de multa e/ou juros de mora por atrasos de pagamento, a mesma cláusula deverá conter declaração explicita de que os valores relativos serão oriundos de recursos próprios da Prefeitura/Beneficiaria, e não do FUNDO;
• Fixar e instalar em local visível, placas alusivas ao empreendimento, com a inscrição da origem dos recursos, bem como assegurar através de Cláusula Contratual, que os recursos para execução do empreendimento são oriundos do FUNDO, mesmo que parcialmente.

A placa a que se refere este item, será conforme modelo fornecido pelo Agente Técnico.

• O Agente Técnico deverá ser formalmente informado pela prefeitura/beneficiaria, e executora contratada sobre a data de início da obra, ou fornecimento de serviços.
• Eventuais dúvidas e dificuldades, porventura existentes, em relação à fiscalização, acesso, e fornecimento de informações ao Agente Técnico do FUNDO, deverão ser formalmente dirigidas à AGEM antes do início dos trabalhos objeto da contratação.
• Obras e/ou serviços não iniciados nas datas previstas no Contrato ou Ordem de Serviços, deverão ser formalmente documentados e justificados, antecipadamente.
• O prazo de execução do objeto deverá ser observado, para evitar a paralisação ou encerramento com o objeto inacabado. Para efeito de controle pelo FUNDO, o prazo de execução será considerado o indicado na Proposta de Aplicação, contado a partir da data da Ordem de Serviço.

• A liberação dos recursos referentes aos trabalhos executados, fica condicionada ao atendimento das exigências estabelecidas no Contrato, Termo de Compromisso, e Regulamento de Operações do FUNDO.
• Apresentação ao Agente Técnico da medição pela prefeitura/beneficiaria, incluindo a seguinte documentação: relatório fotográfico; planilha de medição; memória de cálculo; e outras documentações pertinentes.
• O Agente Técnico, deverá fazer uma vistoria técnica, com emissão de relatório fotográfico, atestando as medições, previamente à liberação dos pagamentos.
• Obras e/ou serviços sem medições por três meses ou mais, consecutivos, serão consideradas paralisadas, e a prefeitura/beneficiaria será formalmente notificada pelo Agente Técnico, quanto à necessidade de continuação, ou não.
• Aprovada a medição, o Agente Técnico procederá a emissão de Relatório Circunstanciado e Atestado, para encaminhamento ao Agente Financeiro (Banco do Brasil), e liberação dos pagamentos.
• Os recursos do FUNDO somente poderão ser utilizados apenas e unicamente com os itens constantes na Proposta de Aplicação aprovada, ou seja, estritamente conformidade com o Memorial Descritivo e/ou Termo de Referência.

• Obras/serviços

A prefeitura/beneficiaria, após o encerramento das obras e/ou fornecimento de serviços, enviara ao Agente Técnico o Termo de Recebimento Definitivo (TRD) do objeto, junto com a respectiva prestação de contas.

• Bens/Equipamentos

Após recebimento formal dos bens ou equipamentos, a prefeitura/beneficiaria enviara ao Agente Técnico, a Autorização de Fornecimento, fotos do equipamento, número do Bem Patrimonial (BP), e se possível a respectiva nota fiscal.

• A Prefeitura/beneficiaria encaminhara ao Agente Técnico o relatório de prestação de contas, conforme modelo AGEM, juntamente com os documentos que comprovem os pagamentos (cópia de depósitos, ordem de pagamento, extrato bancário).
• Esse relatório tem a finalidade de comprovar a aplicação dos recursos recebidos do FUNDO.
• O prazo para o envio da prestação de contas é de 30 (trinta) dias corridos após a ultima medição.
• Na falta da prestação de contas por parte da prefeitura/beneficiaria, o FUNDO emitira solicitação formal à autoridade responsável. Persistindo a falha, fica a prefeitura/beneficiaria sujeita às condições penalidades previstas no Contrato, Termo de Compromisso e Regulamento de Operações do FUNDO.